10.02.2015Рішення виконкому №33 "Про роботу з документами у виконкомі Бердянської міської ради у 2014 році"

Заслухавши та обговоривши інформацію начальника відділу діловодства та документування виконкому  Солонської Н.М. про роботу з документами у виконавчому комітеті у 2014 році, виконавчий комітет міської ради зазначає, що у виконавчих органах міської ради здійснюються заходи для забезпечення документування управлінської діяльності та організації роботи зі службовими документами.

    У виконкомі запроваджено єдиний порядок документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем  та  програмного забезпечення.     

    Робота зі службовими документами у виконкомі має системний характер, регламентована та автоматизована, здійснюється згідно з  Інструкцією з діловодства в апараті Бердянської міської ради та її виконавчому комітеті. Індивідуальні інструкції  з діловодства розроблено в самостійних структурних підрозділах виконкому. В діловодстві використовуються  бланки листів та розпорядчих документів апарату міської ради, виконкому та його структурних підрозділів, що відповідають вимогам державних стандартів.    

             Опрацювання інформаційних запитів регламентовано Порядком опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації у виконавчому комітеті Бердянської міської ради, затвердженим рішенням виконкому.

            У  2014 році до виконавчого комітету  надійшло та було зареєстровано 8 123 вхідних документи  (у 2013 році за цей же період –  8 580 ), із них взято на контроль 1465, що складає 18,0 %  від загальної кількості документів (у 2013 році - 1886, документи (22,0%).

            За цей період з вищих органів влади, обласної ради та  облдержадміністрації   надійшло 1939 документів , з яких на контроль взято 1018 документів (52,5%) ( у 2013 році надійшло 2 412 документів, на контролі знаходилося 1262 документи (52,4%)). Із цих документів  244  - це розпорядження голови облдержадміністрації (179) та розпорядження голови  облради та рішення обласної ради (65).  51   розпорядження  голови облдержадміністрації взято на контроль (28,5 %).   У 2013 році за аналогічний

період до виконкому надійшло 191 розпорядження голови облдержадміністрації, з яких на контролі знаходилося 78. Спостерігається  тенденція незначного зменшення документів вищих органів влади, що надійшли до виконкому (на 19,6%), але кожний другий документ — це контрольний документ.

           

 

            У 2014 році до виконкому надійшло 306   інформаційних запитів на отримання публічної інформації, що на 72%  більше ніж у 2013 році (220), відповіді на які було підготовлено виконавцями в строки, встановлені чинним законодавством. Також до виконкому надійшло  200  звернень  депутатів міської ради, які всі поставлено на контроль, та 100 протокольних доручень ( у 2013 році - 310 звернень депутатів). 

            Слід зазначити, що залишається тенденція надходження документів   термінових та негайних з термінами виконання 1-2 дні. У 2014 році таких документів надійшло 639 ( майже кожний другий контрольний документ).  Встановлені короткі строки виконання документів  впливають на  якість та повноту підготовки відповідей.

            Значна частина документів, що надійшли з облдержадміністрації – це документи департаментів житлово-комунального господарства,   з питань цивільного захисту населення, департаменту соціального захисту, управління внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю.

            На виконання вхідних документів  службами виконавчого комітету у  2014 році підготовлено 5850  інформацій та звітів, у т.ч. на виконання контрольних документів,  (у 2013 році  - 5820) , підготовлено 2 559 ініціативних листів.

Виконавчим комітетом з метою виконання документів вищих органів влади, вирішення  важливих для міста проблем постійно вживаються  організаційні  та практичні заходи щодо зміцнення виконавської дисципліни та підвищення відповідальності посадових осіб місцевого самоврядування за виконання актів законодавства, актів і доручень Президента України, запитів і звернень  депутатів  усіх рівнів, розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації, власних розпорядчих документів.

Основні завдання керівникам структурних підрозділів виконкому  щодо посилення контролю за виконанням завдань, визначених в службових документах, протокольних дорученнях міського голови за результатами його зустрічей  з активом органів самоорганізації населення, підготовки повних та якісних звітів та інформацій про виконання документів, визначені в розпорядженні  міського голови від 09.07.2013 №283-р “ Про поліпшення організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни у виконавчому комітеті Бердянської міської ради”.

            У вищезазначеному  розпорядженні       міського голови зазначено на персо-нальну відповідальність керівництва виконкому та керівників структурних підрозділів за невиконання або несвоєчасне виконання завдань, визначених  в документах вищих органів влади, власних розпорядчих документах, інформаційних запитах.

             Відділом діловодства та документування виконкому забезпечено здійснення щокварталу моніторингу  контрольної  діяльності і  виконавської дисципліни.

Одним із напрямків роботи з документами є складання та видання власних розпорядчих документів. У 2014 році було проведено 25 засідань виконкому, прийнято 421 рішення. У поточному році видано 516  розпоряджень міського голови з основної та адміністративно-господарської діяльності, підготовлено 286 розпоряджень про відрядження та  833 розпорядження  з  кадрових питань. 

            На виконанні у 2014 році  знаходилось 41 контрольне рішення виконавчого комітету  та 65 розпоряджень міського голови.

Ефективність роботи виконкому забезпечується здійсненням систематичного контролю за виконанням управлінських рішень. Контрольна діяльність у виконкомі організована відповідно до Положення про організацію контрольної діяльності у виконавчому комітеті   Бердянської    міської    ради  та  Інструкції   з    діловодства  в Бердянській  міській раді та її виконавчому комітеті, затвердженої розпорядженням міського голови від 26.04.2012 №215-р.

            У структурних підрозділах виконкому визначені  посадові особи, відповідальні за контроль щодо своєчасності та якості підготовки відповідей на контрольні документи, відповідальні за підготовку інформаційних запитів. Для цих посадових осіб та всіх бажаючих  у 2014 році відділом діловодства та документування проводились методично-інформаційні консультації з питань діловодства та контролю. 

            Ці питання висвітлювались на апаратних навчаннях для посадових осіб виконавчого комітету.  Проводились перевірки структурних підрозділів виконкому з питань організації контрольної діяльності та ведення діловодства ( у 2014 році здійснено  11 перевірок), надано рекомендації з удосконалення роботи в цьому напрямку. 

            Здійснювалось технічне забезпечення організації контрольної  діяльності у виконкомі  (ведення технічного контролю за строками виконання контрольних документів, аналітичної роботи  щодо виконавської дисципліни і т.і.). В  базі електронного документообігу „Оптіма” ведеться реєстр контрольних документів, що надходять до   виконкому   із    облдержадміністрації   та  вищих органів влади, за  термінами та періодичністю їх виконання та доводяться до всіх виконавців. Щомісяця (перед звітним місяцем)  під розпис виконавцям доводиться інформація щодо термінів виконання контрольних розпоряджень голови ОДА у поточному місяці.

            Діє загальнодоступна для посадових осіб виконкому електронна програма „Аналітик”, яка дозволяє щоденно контролювати строки  виконання   контрольних документів у виконкомі. На внутрішньому порталі виконкому в режимі on-line оновлюється щоденна інформація про стан додержання термінів виконання контрольних документів за кожним виконавцем, що дозволяє виконавцям здійснювати самоконтроль за строками виконання документів.

            Документи, що надходять електронною поштою одразу надсилаються  відділом діловодства та документування  виконавцям для прискорення підготовки відповідей (особливо негайні та термінові документи) на офіційні електронні адреси структурних підрозділів.

            Протягом 3 років у виконкомі здійснюється сканування всіх вхідних документів, які додаються до реєстраційної картки документа, та відзеркалюються  в розділі “Документи на контролі” на внутрішньому порталі за кожним виконавцем.   Це дозволяє виконавцям в комплексі мати інформацію про контрольний документ (текст документа, строки виконання). Також здійснюється збереження всіх відповідей на контрольні документи в електронному вигляді в базі електронного документообігу „Оптіма”( приєднуються до реєстраційної картки документа).

            Для скорочення документообігу в паперовому вигляді широко використовується   розсилка   виконавцям    електронною    поштою   копій   вхідних

документів, власних розпорядчих документів з використанням електронного підпису.

            У світі розвитку сучасних технологій, впровадження автоматизованих систем управління у виконкомі окрім традиційної роботи з документами широко  впроваджуються  інформаційно-комунікаційні технології у діловодні процеси, поглиблюється інформаційне обслуговування, створюються різні бази даних, що забезпечує   своєчасне   та  якісне   надання   послуг. Для відкритості  та   прозорості діяльності органів місцевого самоврядування  у 2014 році широко використовувалася електронна система он-лайн  для трансляції засідань сесій Бердянської міської ради, засідань виконавчого комітету, розширених апаратних нарад при міському голові керівників структурних підрозділів виконкому та комунальних підприємств та установ міста, що дозволило жителям громади безпосередньо спостерігати за процесом обговорення та прийняття рішень місцевою владою.

             Відділом діловодства та документування у 2014 році було забезпечено розміщення на офіційному сайті міської ради всіх проектів та прийнятих рішень виконавчого комітету, виданих розпоряджень міського голови з основної діяльності згідно з вимогами Закону України “Про доступ до публічної інформації”. 

            Практикується заслуховування на засіданнях виконкому звітів керівників структурних підрозділів виконкому та керівників комунальних підприємств та установ про роботу підпорядкованих їм структур та підприємств, виконання делегованих повноважень,  рішень виконавчого комітету, які прийняті на виконання  документів вищих органів влади. Так, у 2014 році на засіданнях виконкому було заслухано звіти керівників управління земельних правовідносин, юридичного та фінансового управлінь, управління житлово-комунального господарства, управління капітального будівництва, реконструкції та технагляду, управління праці та соціального захисту населення, служби у справах дітей, відділів: з надання адміністративних послуг “Єдиний офіс”, по роботі зі зверненнями громадян; діловодства та документування, інформаційно-комунікаційних ресурсів, тендерних закупівель, архівного відділу міської ради; адміністративного відділу та інш.

            Про роботу підприємств  та установ звітували керівники КП  ЕМЗО “Міськсвітло”, КП “Рятувально-водолазна служба”, КП “Міськліфт”, КП “Бердянськекотранс”, КП “Житлосервіс-2а”, ТОВ “Керуюча компанія “Коменерго-Бердянськ”, краєзнавчого музею, клубу “Сучасник”, дитячо-юнацької школи та шашкового клубу.

            Для контролю за виконанням власних розпорядчих документів на засіданнях виконкому виконавці звітують про виконання прийнятих міських програм. Так, у 2014 році були заслухані звіти про виконання: Комплексної Програми розвитку малого   підприємництва   у м.Бердянську   на 2013-2014 р.р., Програми захисту прав споживачів у м.Бердянську на 2010-2013 р.р., Програми з енергозбереження та підвищення енергоефективності на території міста Бердянська на 2013-2017 роки, Програми соціального захисту дитячого та дорослого населення м.Бердянська в галузі безоплатної стоматологічної допомоги,  Програми розвитку курортно-рекреаційної зони та туризму на 2012-2016 роки та інш.

            У 2014 році систематизована робота з визначення тематики питань, що розглядаються на щотижневих розширених апаратних нарадах при міському голові, започатковано заслуховування на цих нарадах  виконавців про виконання доручень  за результатами зустрічей міського голови з мешканцями мікрорайонів міста.

            Питання роботи з контрольними документами знаходиться на постійному контролі керівництва виконкому. Відділом діловодства та документування  та відділом   по роботі зі зверненнями  громадян  систематично надавалась оперативна інформація керуючому справами виконкому  щодо додержання строків виконання документів вищих органів влади, інформаційних запитів  та звернень громадян.

У лютому 2014 року на засіданні виконавчого комітету обговорювалося питання щодо стану роботи зі службовими документами та рівня виконавської дисципліни за підсумками 2013 року. 

            Постійний оперативний контроль  відділу діловодства та документування, відділу по роботі зі зверненнями громадян  за  строками виконання документів сприяє підвищенню виконавської дисципліни посадових осіб виконкому, але випадки порушення  дисципліни ще мають місце. У  2014 році за порушення строків та якості підготовки службових документів  до 3 посадових осіб виконкому було застосовано міри дисциплінарного впливу. Порушення строків підготовки документів було допущено посадовими особами управління земельних правовідносин, управління містобудування та архітектури, управління житлового-комунального  господарства, юридичного управління.    

            На сьогодні ще актуальним залишається питання якості та повноти виконання визначених в контрольних документах завдань,  підготовки  якісних інформацій про їх виконання, додержання строків виконання термінових документів.

            Враховуючи вищевикладене, керуючись ст.40 Закону України „Про місцеве самоврядування в України”, ст.91 Статуту територіальної громади міста Бердянська, з метою поліпшення організації контрольної діяльності та зміцнення виконавської дисципліни в апараті міської ради та виконкомі виконавчий комітет Бердянської міської ради

 

ВИРІШИВ:

 

             1. Інформацію начальника  відділу діловодства та документування виконкому Бердянської міської ради Солонської Н.М. про роботу з документами у виконкомі у 2014 році взяти до уваги.

2. Попередити заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керівників структурних підрозділів виконавчого комітету Бердянської міської ради  про їх персональну  відповідальність за неналежний  рівень організації контрольної діяльності та виконавської дисципліни, неякісне, неповне та несвоєчасне виконання документів.

             3. Керівникам структурних підрозділів виконкому Бердянської міської ради:

3.1. Взяти під особистий контроль виконання завдань, визначених в документах  вищих органів влади та власних  розпорядчих документах.

3.2. Забезпечити контроль  за якістю та повнотою інформації щодо виконання контрольних документів, додержанням вимог діловодства щодо їх оформлення згідно з Інструкцією з діловодства в апараті міської ради та її виконавчому комітеті.

             3.3. Забезпечити  своєчасність та якість підготовки відповідей на інформаційні запити, недопущення порушень вимог Закону України  „Про доступ до публічної інформації”.

3.4. Вжити заходів щодо посилення відповідальності посадових осіб, які забезпечують належну організацію виконання документів, застосовувати міри дисциплінарного впливу до порушників.

             4. Зобов’язати керівників управлінь:  містобудування та архітектури Немно М.М., земельних правовідносин Боханову Н.М., управління житлово-комунального господарства   Іванову Т.В.,  юридичного   управління   Сарабєєву Н.О.  до 20.02.2015 року  проаналізувати причини порушення у 2014 році виконавської дисципліни щодо своєчасності та якості підготовки документів в підпорядкованих  підрозділах та вжити дієвих заходів  щодо  поліпшення  організації контролю  та виконання завдань,

визначених  в документах, та надати інформацію керуючому справами виконкому про проведену роботу.

             5. Відділу  діловодства та документування виконкому Бердянської міської ради (Солонська Н.М.):

5.1. Щокварталу готувати керуючому справами виконкому інформацію про стан роботи з контрольними документами вищих органів влади та власними розпорядчими документами у виконавчому комітеті за результатами проведеного моніторингу.

5.2. Щотижня за результатами моніторингу надавати керуючому справами виконкому оперативну інформацію щодо  порушення строків виконання контрольних документів.

5.3. Щокварталу проводити  консультаційні семінари з питань діловодства та контрольної діяльності для посадових осіб, відповідальних за ведення діловодства та організацію контрольної діяльності в структурних підрозділах виконкому.

5.4. Надавати методичну допомогу структурним підрозділам виконкому з питань діловодства та контролю шляхом проведення перевірок на місцях  та надання необхідних рекомендацій.

5.5. Протягом року  надавати комунальним підприємствам та бюджетним установам  методичні консультації з питань діловодства.

 

             6. Керуючому справами виконкому Гончаровій Н.І.:

6.1. Вживати заходи щодо підвищення ефективності здійснення контрольних функцій шляхом застосування різних форм  організації контролю (організації перевірок на місцях фактичного виконання контрольних завдань, розгляду результатів цих перевірок на апаратних нарадах при міському голові, регулярне заслуховування звітів керівників  структурних підрозділів виконкому на засіданнях виконкому, нарадах з питань організації виконання контрольних документів, проведення моніторингу виконання контрольних документів і т.і.).

6.2. За результатами аналізу стану виконавської дисципліни у виконавчому комітеті застосовувати до порушників  міри дисциплінарного впливу.

 

7. Рішення виконавчого комітету Бердянської міської ради від 11.02.2014 №39 “Про роботу з документами у виконкомі Бердянської міської ради у 2013 році” зняти з контролю, як таке, що виконане в цілому.

 

8. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконкому Гончарову Н.І.

 

 

Міський голова                                                                                        О.А.Бакай