Бердянська міська рада - офіційний сайт

Положення про відділ

  1. Загальні положення

1.1. Відділ по роботі зі зверненнями громадян (надалі відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету Бердянської міської ради і створюється для прийняття, реєстрації заяв, скарг, пропозицій громадян та для контролю за їх виконанням.

1.2. Відділ безпосередньо підпорядковується керуючому справами виконавчого комітету Бердянської міської ради.

1.3. Регламентуючими документами діяльності відділу є:

1.3.1. зовнішні документи: Конституція України, Закони України „Про місцеве самоврядування в Україні”, „Про службу в органах місцевого самоврядування”, „Про боротьбу з корупцією”, „Про звернення громадян”, “Про доступ до публічної інформації”, укази Президента України, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, інші нормативно-правові акти з питань роботи зі зверненнями громадян, рішення обласної ради, розпорядження голови обласної державної адміністрації, Загальні правила поведінки державного службовця.

Діловодство у відділі роботи із зверненнями громадян ведеться у встановленому порядку згідно з „Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", затвердженою постановою Кабінетом Міністрів України від 14.04.97. №348, та Класифікатором звернень громадян, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858.

1.3.2. внутрішні документи: Статут територіальної громади міста Бердянська, Регламент виконавчого комітету Бердянської міської ради, Настанова щодо якості та інші документи системи управління якістю, Інструкція з діловодства у міській раді та її виконавчому комітеті, рішення сесії міської ради та її виконавчого комітету, розпоряд­­­ження та доручення міського голови, це Положення та інші нормативні акти.

1.4. Діяльність відділу здійснюється на підставі міжнародних стандартів ISO 9001:2008, Настанови щодо якості та процедур системи управління якістю виконавчого комітету Бердянської міської ради, а також згідно з іншими документами системи управління якістю виконавчого комітету Бердянської міської ради.”

1.5. Положення про відділ затверджується рішенням виконкому.

2. Місія відділу

Відділ по роботі зі зверненнями громадян створений для:

забезпечення додержання всіх вимог Закону України „ Про звернення громадян” та інших нормативно-законодавчих актів з питань роботи зі зверненнями громадян;

забезпечення громадянам можливості звертатися до міського голови та його заступників, керуючого справами виконавчого комітету Бердянської міської ради з питань реалізації їх соціально-економічних, політичних та особистих прав і свобод, а також внесення пропозицій про поліпшення діяльності виконкому і громадських організацій міста;

надання кожному громадянину можливості звернутися до виконкому міської ради в зручний для нього спосіб, у тому числі у телефонному режимі та електронною поштою, і отримати максимально повну відповідь на свій запит;

контролю за термінами та якістю підготовки відповідей заявникам на звернення та інформаційні запити громадян.

3. Завдання та функції відділу

Основним завданням відділу по роботі зі зверненнями громадян є забезпечення оптимізації документообігу за зверненнями громадян та інформаційними запитами юридичних осіб, громадських організацій та фізичних осіб( далі інформаційні запити)у виконкомі, здійснення контролю за проходженням та термінами розгляду звернень громадян та інформаційних запитів, а саме:

3.1 надання заявникам кваліфікованої консультативної допомоги та роз'яснення щодо порядку вирішення їхніх питань посадовими особами структурних підрозділів виконкому Бердянської міської ради згідно з вимогами ISO 9001:2008.

3.2 Ідентифікація справи, здійснення попереднього розгляду заяв, інформаційних запитів та документів громадян.

3.3 Прийом, реєстрація, облік звернень громадян та інформаційних запитів, передача за призначенням, зберігання, оперативний пошук документів, видача інформації стосовно їх проходження, відправлення кореспонденції.

3.4 Облік, реєстрація та контроль розгляду звернень та інформаційних запитів громадян, які надійшли електронною поштою.

3.5 Направлення згідно з резолюцією міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому управлінням, відділам виконкому, організаціям, установам та підприємствам міста для розгляду звернень та необхідних документів заявників.

3.6 Організація особистих прийомів громадян міським головою і його заступниками, керуючим справами виконавчого комітету, виїзних прийомів та зустрічей за місцем проживання мешканців міста.

3.7 Облік громадян, які побували на особистому прийомі, доручень, даних міським головою, заступниками міського голови та керуючим справами виконкому щодо розгляду звернень громадян.

3.8 Забезпечення контролю своєчасного та якісного розгляду звернень та інформаційних запитів громадян.

3.9 Проведення перевірок стану роботи зі зверненнями громадян та інформаційними запитами в структурних підрозділах виконкому, комунальних підприємствах міста.

3.10 Інформування міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому про стан роботи зі зверненнями громадян та з організації та проведення особистого прийому в управліннях та відділах виконкому, надання пропозицій щодо вдосконалення цієї роботи

3.11 аналіз та узагальнення даних про стан роботи зі зверненнями громадян у структурних підрозділах виконкому, на комунальних підприємствах для інформування Запорізької обласної ради, Запорізької обласної держаної адміністрації;

3.12 аналіз та узагальнення даних про стан роботи з інформаційними запитами, підготовка проектів рішень сесії міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови з питань, що віднесені до компетенції відділу, та здійснення контролю за їх виконанням;

3.13 забезпечення підготовки та надання міському голові, заступникам міського голови та керуючому справами виконкому інформації про факти порушення виконавської дисципліни та формального ставлення до розгляду звернень та інформаційних запитів громадян в структурних підрозділах виконкому;

3.14 надання методичної консультації спеціалістам структурних підрозділів виконкому з питань дотримання вимог чинного законодавства по роботі зі зверненнями громадян та інформзапитами.

3.15 вивчення, узагальнення та поширення позитивного досвіду роботи зі зверненнями громадян, удосконалення організації електронного документообігу у виконкомі, розгляду звернень та особистого прийому громадян, надання методичної та практичної допомоги в цій роботі на місцях;

3.16 ведення контролю приєднання електронних відповідей до реєстраційно-контрольної картки за зверненням громадянина в системі електронного документообігу „OPTIMA-WorkFlow”;

3.17 забезпечення виїзних прийомів громадян, які проводять керівники Запорізької обласної державної адміністрації у м. Бердянськ;

3.18 підготовка інформації щодо роботи зі зверненнями громадян для розміщення в засобах масової інформації та на сайті Бердянської міської ради, внутрішньому інтранет-порталі;

3.19 удосконалення роботи з якісного надання послуг згідно з вимогами ISO 9001:2008.

3.20 забезпечення права кожного громадянина на доступ до інформації, що знаходиться у володінні суб’єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених Законом України “Про доступ до публічної інформації”;

3.21 вільного отримання та поширення інформації, крім обмежень, встановлених Законом України “Про доступ до публічної інформації” та переліком відомостей, які містять конфіденційну інформацію в Бердянській міській раді та виконавчому комітеті.

4. Права відділу

Відділ має право:

4.1 здійснювати контроль за своєчасним вирішенням питань, поставлених у зверненнях громадян, що направлені на розгляд у структурні підрозділи виконкому, на комунальні підприємства міської ради, повідомляє громадян про наслідки розгляду їх звернень.

4.2 отримувати від структурних підрозділів виконкому, комунальних підприємств інформацію (довідки, пояснення, інші матеріали), що стосується розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян та інформаційних запитів;

4.3 перевіряти стан роботи з розгляду звернень громадян, організації особистого прийому громадян у структурних підрозділах виконкому, на комунальних підприємствах Бердянської міської ради;

4.4 отримувати від структурних підрозділів виконкому, комунальних підприємств інформацію, щодо задоволення інформаційного запиту;

4.5 вимагати від розпорядника інформації відповіді на інформаційний запит не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання нформаційного запиту.

5. Структура відділу

5.1 Відділ очолює начальник, якого призначає на посаду і звільняє з посади міський голова.

5.2 Структура відділу та численність працівників затверджується рішенням сесії міської ради.

5.3 Посадових осіб відділу призначає та звільняє з посади міський голова за рішенням конкурсної комісії, за результатами стажування або з кадрового резерву.

5.4 Посадові обов’язки начальника та спеціалістів відділу регулюються посадовими інструкціями.

6. Взаємодії відділу

Схема взаємодії відділу по роботі зі зверненнями громадян виконавчого комітету Бердянської міської ради

                                                  Керуючий справами виконкому 

                                            Відділ по роботі зі зверненнями громадян 

-державні органи влади

- підприємства, організації та установи міста

- жителі міста

- апарат Бердянської міської ради

- міський голова

- заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради

- центри громадських ініціатив

- структурні підрозділи виконкому:

-управління містобудування та архітектури

-управління земельних правовідносин

-управління економіки

-управління капітального будівництва, реконструкції та технічного нагляду

-фінансове управління

-управління житлово-комунального господарства

-управління комунальної власності

-управління праці та соціального захисту населення

-юридичне управління


-відділ організаційної роботи та внутрішньої політики

- відділ діловодства та документування

-відділ кадрів та нагород

-відділ інформаційно-комунікаційних ресурсів

-відділ з надання адміністративних послуг „Єдиний офіс”

-відділ бухгалтерського обліку

-відділ ведення Державного реєстру виборців

-служба у справах дітей

-архівний відділ

-адміністративний відділ

-прес-служба міської ради та виконавчого комітету Бердянської міської ради

-відділ з питань надзвичайних ситуацій, цивільного захисту населення та охорони праці

-сектор курортно - туристичної сфери

-відділ культури

-відділ освіти

-відділ охорони здоров’я

-відділ сім’ї, молоді та спорту

7. Відповідальність

7.1. Спеціалісти відділу несуть персональну відповідальність за дотримання правил внутрішнього розпорядку.

7.2. Зберігання державної таємниці, інформації про громадян, яка стала відома під час виконання службових обов’язків і яка згідно з законодавством не підлягає розголошенню.