Бердянська міська рада - офіційний сайт

ПОРЯДОК роботи зі зверненнями громадян у виконавчому комітеті Бердянської міської ради

 

1. Усі звернення громадян реєструються день надходження до виконкому Бердянської міської ради у відділі по роботі зі зверненнями відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 №348.

Письмові звернення громадян в електронній формі направляються на спеціально визначену адресу електронної пошти Бердянської міської ради для відправлення письмових звернень в електронній формі: gromada@bmr.gov.ua або через відповідну форму “Електронне звернення” на офіційному веб-сайті Бердянської міської ради у розділі “Звернення громадян”.

Письмові звернення, що надійшли в електронній формі, роздруковуються та реєструються як письмові звернення.

2. У той же день спеціалісти відділу по роботі зі зверненнями громадян передають до приймалень керівників зареєстровану кореспонденцію на розгляд керівництву виконкому.

3. Міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконкому розглядають кореспонденцію у термін до 3 днів.

4. Звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України “Мати-героїня”, Героїв України та термінова кореспонденція розглядаються міським головою особисто або особою, яка заміщує його на період відсутності ( відрядження, відпустка, лікарняний).

5. Відповідно до резолюцій керівництва виконкому відділ по роботі зі зверненнями громадян забезпечує направлення документів відповідальним виконавцям.

6. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень громадян, надання письмової відповіді несуть особи, зазначені в резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним за виконання є той, хто у резолюції зазначений першим; інші виконавці надають йому інформацію для підготовки узагальненої відповіді.

7. Пропозиції, заяви і скарги громадян якщо містять питання розгляд яких не входять до повноважень посадових осіб виконкому, відповідно до ч. 3 ст. 7 Закону України “Про звернення громадян”, надсилаються для розгляду за належністю в термін не більше п’яти днів . У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення посадовою особою, воно в той же термін повертається громадянину з відповідним роз’ясненням.

8. Контролю підлягають усі звернення громадян . Терміни виконання можуть бути визначені у самому документі або в резолюції керівництва. У разі, коли термін виконання документа не зазначено, він повинен бути виконаний не пізніше 30 календарних днів з моменту реєстрації відділом по роботі зі зверненнями громадян, а документи з позначкою „Терміново” – не пізніше 5 робочих днів від дати реєстрації документа.

9. У разі, коли документ за резолюцією керівника надійшов на виконання до структурного підрозділу, в компетенцію якого не входить це питання, він повертається керівнику зі службовою запискою керівника структурного підрозділу з проханням переадресувати його іншому виконавцю за належністю. Після резолюції керівника документи зі службовою запискою повертаються до відділу по роботі зі зверненнями громадян для внесення змін у комп’ютерну базу реєстрації та передачі новому виконавцю.

10. Дані про стан виконання взятих на контроль звернень громадян періодично аналізуються, узагальнюються відділом по роботі зі зверненнями громадян і доводяться до відома керівництва виконкому.

11. У разі виявлення фактів недбалого ставлення до організації виконання документів керуючий справами виконкому та начальник відділу по роботі зі зверненнями громадян вносять пропозиції щодо притягнення винних до відповідальності

12. Письмові звернення громадян приймаються на реєстрацію щодня до 14-00 години.

13. Відповіді на звернення громадян від виконавців приймаються у відділі по роботі зі зверненнями громадян щодня до 16-00 години, в п’ятницю до 12-00 години.

14. Відповіді на звернення громадян, які зайшли через Секретаріат Президента України, Голову Верховної Ради України, апарат Верховної Ради України, народних депутатів України, Прем'єр-міністра України, Кабінет Міністрів України, голову та заступників голови Запорізької обласної ради та облдержадміністрації оформлюються на фірмових бланках виконкому і тільки за підписом міського голови або особи, яка заміщує його на період відсутності. Другий примірник листа візується першим заступником, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до функціонального розподілу обов'язків.

15. За результатами розгляду звернень, що перебувають на контролі в органах влади вищого рівня, відповідь заявникам та проекти інформації облдержадміністрації до Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади, готуються та візуються керівниками структурних підрозділів виконкому згідно із резолюцією, за підписом тієї посадової особи виконкому, якою надавалося доручення щодо розгляду звернення.

16. Письмові відповіді заявникам за результатами розгляду звернень надаються за підписом першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами виконкому відповідно до функціонального розподілу обов'язків, та візуються виконавцями.

17. У разі необхідності продовження терміну розгляду звернення, за згодою посадової особи, яка надала доручення щодо розгляду звернення, від- повідальним виконавцем надсилається повідомлення заявнику до закінчення основного терміну розгляду звернення про продовження строків розгляду звернення з визначенням кінцевої дати.

18. Відповідь заявнику на початку має містити у лівому куті короткий зміст питання за формою «Про…» та шанобливе звернення з використанням імені та по-батькові заявника – «Шановний (а) …!». У разі, якщо ім’я та по-батькові заявника не відомі, використовується форма з прізвищем заявника – «Шановний пане (пані) …!». Безпосередньо перед підписом посадової особи відповідь закінчується фразою – «З повагою».

19. За бажанням заявника письмова відповідь направляється в електронній формі на адресу електронної пошти заявника. Для відправлення відповіді в електронній формі виконавець зобов’язаний зареєструвати її у відділі по роботі зі зверненнями громадян, відсканувати та відправити заявнику, після направлення відповіді заявнику електронною поштою на письмовому екземплярі зафіксувати час і дату відправки листа та повернути до відділу по роботі зі зверненнями громадян.

20. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно- контрольної картки повертаються до відділу по роботі зі зверненнями громадян виконкому для централізованого формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

21. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами складає п’ять років. Після закінчення п’ятирічного терміну зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.